Ben je uit de gewoonte van het verzenden van slakkenpost en stress over de eenvoudige handeling van het adresseren van een envelop geworden? Dat is wat er gebeurt als je het al een tijdje niet hebt gedaan, maar laat het je niet beletten een pen op papier te zetten en iets te posten dat een stempel vereist.
Het is belangrijk om de adressen van de geadresseerde en de afzender op de juiste plaatsen op de envelop te plaatsen.
Of u nu zaken doet via de post of iemand een liefdesbrief stuurt , u moet weten wat de juiste manier is om de envelop aan te pakken.
Soms moet u papieren zakelijke correspondentie per post verzenden. Hoewel het verzenden van berichten en bedankbrieven via e-mail acceptabel is geworden, is een nog betere etiquette het verzenden van een handgeschreven notitie.
Eenvoudige stappen
In sommige gevallen is het goed om e-mail te verzenden , maar er zijn gevallen waarin u een ouderwetse manier van correspondentie wilt gebruiken. Of u nu een uitnodiging , een bedankbriefje of een brief verzendt, u moet wat basisinformatie over de envelop invullen om ervoor te zorgen dat deze zijn bestemming op tijd bereikt.
Het adresseren van een envelop is niet moeilijk als je een aantal basisbegrippen begrijpt. De USPS moet zowel de bestemming weten als waar het stuk post vandaan komt in het geval er een probleem is met de bezorging.
Het doel van richtlijnen voor het adresseren van de enveloppe is om het werk van postmedewerkers gemakkelijker te maken bij het bezorgen van de post. Als u te creatief bent, vertraagt u de provider en loopt u het risico dat uw brief naar het verkeerde adres wordt verzonden.
Bewaar alsjeblieft je creativiteit voor wat er in zit voor de USPS.
Zorg er ook voor dat je duidelijk schrijft om het adres gemakkelijk leesbaar te maken. Het gebruik van cursief of cursief lettertype kan de ogen van de koerier belasten.
Algemene richtlijnen voor US Mail
Meestal kunt u terugvallen op de algemene regels voor het adresseren van uw envelop, of u nu een zakelijke brief of een bedankbriefje stuurt.
In de linkerbovenhoek hebt u de naam van de afzender nodig op de bovenste regel, het adres of de postbus op de tweede regel en de stad, staat en zip op de derde regel.
In het midden van de envelop zet je de naam van de beoogde ontvanger op de bovenste regel, zijn of haar adres op de volgende regel en de stad, staat en zip op de derde regel - precies hoe je de informatie van de afzender zou schrijven . Mogelijk hebt u echter een extra regel nodig voor de naam van het bedrijf of de eenheid van het adres, zoals een appartements- of suite-nummer.
U wilt titels zoals "Dr." toevoegen of "Ms." als u weet dat de ontvanger er de voorkeur aan geeft als zodanig geadresseerd te zijn. U moet dit ook doen wanneer u naar een bejaarde persoon of iemand in een gezaghebbende positie stuurt om respect te tonen.
In sommige gevallen, zoals wanneer een vrouw alleen woont, geven mensen niet de voorkeur aan hun volledige voornaam op de buitenkant van een envelop. U kunt een initiaal gebruiken, zoals 'M. Peabody'. Dit maakt de naam minder genderspecifiek en kan de persoon een veiliger gevoel van anonimiteit geven.
Als de ontvanger tijdelijk in het huis van iemand anders verblijft of als u zich zorgen maakt dat de USPS de e-mail met een onbekende naam niet bezorgt, kunt u onder de naam van de ontvanger een notitie toevoegen dat deze zorgt voor iemand die op dit adres woont.
U kunt bijvoorbeeld "C / O John Smith" gebruiken op de regel onder "Mildred Thomas."
Zakelijke letterregels
Wanneer u een zakelijke brief verzendt, moet u gedurende het hele proces professionele etiquette behouden . Begin met de algemene richtlijnen en voeg nog een paar stukjes informatie toe.
Na de naam van de ontvanger, voeg je zijn of haar functie toe, zoals 'Director of Marketing'. Probeer dit op dezelfde regel als de naam te doen, maar als er niet genoeg ruimte is, kunt u de titel naar de volgende regel verplaatsen.
Voeg hieronder de naam van het bedrijf toe, gevolgd door het adres zoals aangegeven in de algemene richtlijnen hierboven. Als u niet zeker bent van de naam van de ontvanger, kunt u schrijven "Tav: Director of Marketing."
E-mail naar overzeese militaire installaties
Wanneer u een brief stuurt naar een persoon in het militair gestationeerd overzees, gebruik dan dezelfde algemene richtlijnen met een paar toevoegingen.
Je wilt de rangorde en de volledige naam van de ontvanger toevoegen. Het eenheid- of squadronnummer moet op de tweede regel staan.
De volgende regel moet APO of FPO bevatten, afhankelijk van waar de persoon is gestationeerd, gevolgd door de afkorting van de regio. De laatste regel moet de naam of afkorting van het land in hoofdletters bevatten. Voeg altijd de volledige postcode toe om ervoor te zorgen dat deze de beoogde bestemming bereikt.
Regels voor mailing naar andere landen
De algemene regels voor het adresseren van een envelop voor Europese of andere overzeese bestemmingen zijn vergelijkbaar. Begin met de naam en titel van de ontvanger op de eerste regel, gevolgd door het adres op de tweede plaats, de stad, provincie en staat met de postcode op de volgende regel. De laatste regel moet de naam van het land in alle hoofdletters hebben. Onder uw retouradres moet u 'VS' vermelden