Het belang van een juiste e-mailetiquette

Hebt u ooit e-mails ontvangen waardoor u zich afvroeg over de persoon die de e-mail heeft verzonden? Of nog erger, heb je ooit een e-mail gestuurd waar je later spijt van hebt gehad?

Als je een slecht e-mailbericht ontvangt, kun je je hoofd schudden en proberen uit te zoeken wat de andere persoon dacht. Degene die het verzonden heeft, kan een verder geweldige dag verpesten, en het kan later nadelige gevolgen hebben.

De snelheid van het wegfilteren van een e-mail heeft het tot de voorkeursmethode voor communicatie gemaakt. Of u nu een persoonlijke of zakelijke e-mail verzendt, het volgen van de juiste etiquette is essentieel om miscommunicatie of harde gevoelens te voorkomen.

Volg de Gouden Regel door de ontvanger te behandelen zoals je behandeld wilt worden. Druk voordat u op "verzenden" klikt op een e-mail een minuutje en geef het een extra doorlezing. Effectief gebruik van e-mail kan u in een positief daglicht stellen met uw supervisor en kan u zelfs een voorsprong geven wanneer het tijd is voor een promotie .

• 01 van 10

  Ga niet uit van privacy

  Houd er rekening mee dat uw bedrijfs- en persoonlijke e-mailadres mogelijk niet privé is. Uw bedrijf heeft het recht om alles wat vanuit kantoor wordt verzonden te lezen, dus schrijf en verzend nooit persoonlijke of zeer gevoelige informatie van uw werk. Persoonlijke e-mail van thuis kan worden doorgestuurd, dus schrijf niets wat een probleem kan veroorzaken als het de verkeerde persoon bereikt.

• 02 van 10

  Blijf weg van beledigende opmerkingen

  Vermijd aanstootgevende opmerkingen in uw e-mail. Dit omvat racistische, seksistische of negatieve opmerkingen over een andere persoon of een ander bedrijf. Als u een beledigende e-mail ontvangt, antwoord of stuur het dan niet door aan iemand. Gebruik nooit e-mail om iets te zeggen dat verkeerd kan worden uitgelegd aan je baas .

• 03 of 10

  Schreeuw niet

  Onthoud dat als je alle hoofdletters intypt, je e-mail overkomt als geschreeuw. Sommige mensen denken dat het hun boodschap leesbaarder maakt, maar dat is niet het geval. Gebruik een lettertype dat gemakkelijk in de ogen staat wanneer het in standaardletterbrieven wordt gelezen.

• 04 van 10

  Bewerk uw berichten

  Bewerk uw e-mails voordat u ze verzendt. Gebruik de spellingscontrole en beheer alle zakelijke e-mails om er zeker van te zijn dat u de juiste grammatica gebruikt. Je wilt jezelf altijd presenteren als een professional in correspondentie. Controleer uw persoonlijke e-mail nadat u klaar bent met schrijven om er zeker van te zijn dat uw beoogde punt wordt bereikt. Als u een enkel woord laat vallen, kan dit de betekenis van een zin wijzigen.

• 05 van 10

  Beantwoord voorzichtig

  Weet wat de juiste manier is om te antwoorden op e-mails die u ontvangt. Let goed op de afzender en de anderen in de velden "tot" en "cc". Reageer zo snel mogelijk in plaats van dat uw "opgeslagen" map te vol raakt.

  Vermijd de drang om 'Allen antwoorden' aan te vinken voordat je kijkt wie er in de kop wordt vermeld. Uw reactie kan anderen op de lijst in verwarring brengen, of u zou kunnen eindigen met het sturen van onnodige informatie naar mensen die u niet kent. De enige keer dat u op "Allen antwoorden" moet klikken, is als u zeker weet dat iedereen de informatie nodig heeft die u verzendt.

• 06 van 10

  Maak uzelf vertrouwd met e-mailhulpmiddelen

  Ken de hulpmiddelen en soorten e-mail. Dit omvat "to", "cc", "bcc" en onderwerpregels. De hoofdontvanger moet in het veld "Aan" staan. Wanneer u iemand moet kopiëren, voegt u die persoon gewoonlijk toe aan het veld "cc" of carbon copy. Als iemand moet worden gekopieerd zonder de anderen op de lijst die zijn of haar e-mail ontvangt, gebruik dan "bcc" of blind carbon copy. Kopieer alleen mensen die de informatie die u verzendt moeten weten.

  Stuur nooit e-mails met ketting door. Deze kunnen omslachtig worden en de e-mailboxen van mensen tot ergernis verstoppen. U wilt niet de persoon worden die berichten doorstuurt die al dan niet waar zijn.

  U moet altijd de onderwerpregel invullen voor een bedrijfsgerelateerde e-mail, en dit heeft de voorkeur in persoonlijke e-mail. Houd de onderwerpregel zo kort mogelijk en heb slechts één onderwerp per mailing.

• 07 van 10

  Hou het kort

  De meeste mensen geven de voorkeur aan korte e-mails in plaats van lange, woordenachtige berichten. Schrijf, indien mogelijk, uw punt in een paar zinnen. Voor een langer bericht begint u met een inleidende paragraaf om mensen de basiskennis te laten weten. Als u meer dan één onderwerp hebt, splitst u uw bericht in meer dan één mailing, met één onderwerp per e-mail.

• 08 van 10

  Let op je toon

  Behoud een positieve toon in uw e-mailberichten. Bedenk dat snarky opmerkingen misschien eerder overvliegen dan grappig zijn. Bewaar de sarcastische humor voor spraakcommunicatie zodat anderen de toon van uw stem kunnen horen. Dit omvat ook woede. Je moet altijd voorkomen dat je boze e-mails verzendt, anders riskeer je het beledigen van iemand met wie je werkt of waar je om geeft.

• 09 van 10

  Gebruik prioriteitsvlaggen met discretie

  Als u een vlag met hoge prioriteit heeft, gebruikt u deze alleen wanneer nodig. Als u het teveel gebruikt, krijgt u uiteindelijk het tegenovergestelde effect en stuurt u uw e-mails onder aan de prioriteitenlijst voor de ontvangers.

• 10 van 10

  Onderteken met je naam

  Vergeet niet om uw e-mails te ondertekenen. De ontvangers kunnen geïrriteerd raken als ze naar boven moeten scrollen om uit te zoeken wie hen het bericht heeft gestuurd. Als u een telefonisch antwoord verwacht, moet u het nummer vermelden, ook als u weet dat de persoon het heeft geregistreerd. Het doel van e-mail is om tijd te besparen, en als je moet stoppen met wat hij of zij doet, wordt het langzamer. Als u een handtekeningregel hebt, houdt u deze up-to-date met het juiste e-mailadres en de juiste telefoonnummers.