E-mails verzenden die goed communiceren
E-mail is een van de belangrijkste manieren waarop mensen schriftelijke communicatie verzenden en het is niet waarschijnlijk dat dit ooit zal veranderen. Het is gemakkelijk, snel en vereist geen stempel.
Voorbij zijn de dagen dat je een week of langer moet wachten op een brief of antwoord per post. Het is niet nodig om noodloopsessies naar het postkantoor te maken om uw enveloppen te wegen en voldoende postzegels voor rekeningen en brieven op te halen. Veel mensen hebben zelfs nog nooit een envelop geadresseerd of een brief verstuurd via het US Post Office.
E-mail is een van de gemakkelijkste en snelste manieren om zowel persoonlijk als zakelijk te communiceren. Dit is zo'n fenomeen geworden dat de immer betrouwbare Amerikaanse postdienst moeite heeft om manieren te vinden om in het bedrijfsleven te blijven.
Het is dan ook geen verrassing dat e-mailetiquette , vaak Netiquette genoemd, een populair onderwerp is voor de huidige cultuur. E-mails worden dagelijks verstuurd door een groot deel van de Amerikaanse bevolking. De meeste bedrijven gebruiken e-mail om de hele dag met medewerkers te communiceren. Bijna elk huishouden heeft ten minste één computer met internettoegang en in die huishoudens zijn moeders, vaders, kinderen, tieners en misschien zelfs grootouders, met alles of de meeste van deze zijn het ontvangen en verzenden van e-mails.
We leven in een microgolf, internet gedreven samenleving, en niemand wil de tijd nemen om een lange hand te schrijven, ook al is het zoveel intiemer en persoonlijker. Toch zijn er veel omstandigheden waarin de e-mail beter werkt dan snail mail.
Hier zijn enkele etiquette-do's en -don'ts om in gedachten te houden wanneer u e-mailnotities maakt.
- Bereiden. Voordat u begint met het typen van een e-mail, of dit nu een eerste notitie of een antwoord is, moet u zichzelf afvragen wat u wilt communiceren. Kortom, wat is uw doel om te schrijven? Zodra u het weet, kunt u de ingevulde e-mail lezen voordat u deze verzendt om er zeker van te zijn dat u uw doel hebt bereikt. Als het de score haalt, stuur het dan; als de tekst verwarrend, hard of onduidelijk is, moet je misschien opnieuw beginnen.
- Communiceren. Vergeet niet dat u communiceert met een echte persoon die deze e-mail zal ontvangen. Met dat in gedachten, zou u de persoon bij naam moeten aanspreken en respectvol moeten zijn. Als dit een reactie is op een ontvangen e-mail, moet u de tijd nemen om eventuele vragen of verzoeken vroeg in de notitie te behandelen.
- Ademen. We zijn allemaal op een bepaald moment schuldig geweest aan het verliezen van onze kalmte. Als u een e-mail ontvangt die u boos maakt of van streek maakt, reageer dan niet in natura. Neem de snelweg en reageer alleen om de ontvangst te bevestigen of neem even de tijd voordat je reageert, zodat je kunt kalmeren en een goed doordacht bericht kunt beantwoorden. Je wilt nooit boos reageren op een e-mail (of een andere vorm van communicatie). Als we boos zijn, hebben we de neiging dingen te zeggen (of te schrijven) die we niet bedoelen of niet hoeven te zeggen. Vergeet niet dat zodra uw e-mail wordt verzonden, deze er voor altijd is.
- Wees transparant. Uw onderwerpregel moet een goede weergave zijn van de reden waarom u contact opneemt met de ontvanger. Gebruik uitdrukkingen die betrekking hebben op het onderwerp van de mail. Dit is waar, of u nu een zakelijke of persoonlijke e-mail opstelt. Als je bijvoorbeeld volgende week een e-mail schrijft aan je moeder over haar bezoek, moet je onderwerpregel iets bevatten als: 'Uw bezoek'.
- Onderzoek. Als u een e-mail naar een zakenpartner stuurt, is het passend dat u zijn of haar achternaam en titel gebruikt. Voer het onderzoek uit en richt de ontvanger op de juiste manier. De president van het bedrijf zou kunnen worden aangesproken als Mr. Taylor of President Taylor.
- Spellingscontrole. Het gebruik van spellingcontrole is belangrijk wanneer u schriftelijk communiceert. Wanneer u een notitie met veel fouten verzendt, geeft dit aan dat u slordig bent of dat u niet op details let. Probeer altijd de spellingcontrole uit te voeren of gebruik een programma dat automatisch corrigeert. En lees het opnieuw om er zeker van te zijn dat de woorden die u wilde gebruiken niet automatisch werden gecorrigeerd naar iets anders.
- Nagelezen. Neem de extra paar seconden of minuten die nodig zijn om een snelle proeflezing te doen van elke e-mail die u wilt verzenden. Neem deze tijd om onaangename zinnen te bewerken of om ontbrekende leestekens te plaatsen.
- Let op toon. Soms kan een e-mail afwijken van de door u gewenste e-mail. De toon van uw e-mail is erg belangrijk en is net zo belangrijk als uw bericht. Omdat dit geschreven communicatie is, moet u ervoor zorgen dat uw toon aangenaam is en dat het een getrouwe weergave is van wat u wilt zeggen. Onthoud dat uw ontvanger het grinnik in uw stem niet kan horen of de glimlach op uw gezicht kan zien. Tenzij u alles wat u schrijft wilt voorinwerpen, moet u elke taal in de e-mail vermijden die op enigerlei wijze verkeerd is geïnterpreteerd.
- Wees kort en krachtig. Probeer geen roman te schrijven wanneer u e-mailt. De meeste mensen willen echt niet zoveel lezen in een e-mail. Als de e-mail lang duurt, probeer de ontvanger dan te helpen door belangrijke concepten te markeren, opsommingstekens te gebruiken of het onderwerp in de openingsparagraaf samen te vatten.
- Communiceer goed. Je wilt je lezer niet in verwarring brengen, dus neem de tijd om duidelijk en beknopt te zijn in je schrijven. Als je een vriend e-mailt, kun je wat informeler in je schrijfstijl zijn. Als dit echter een zakelijke communicatie is , gebruik dan de juiste grammatica en vermijd het gebruik van symbolen of emoji's waardoor u minder professioneel lijkt.
E-mailcommunicatie is erg populair. Neem de tijd om deel te nemen aan de Gouden Regel en je zult een heel eind op weg zijn om een gepolijst netiquette pro te zijn.
Bewerkt door Debby Mayne