Task Management Tips Rechtstreeks van de experts
Je hebt dus alles om elke dag gedaan te krijgen en je takenlijstje is vol - hoe weet je wat je als eerste, tweede en derde moet doen?
Vrijwel iedereen heeft het gevoel dat ze te veel te doen hebben en te weinig tijd om het te doen. Vaak komt dat overweldigde gevoel voort uit het onvermogen om prioriteit te geven aan al die schijnbaar urgente taken. Als je denkt dat je takenlijst met de minuut langer wordt en je niet eens weet waar je moet beginnen, kun je je taken als volgt identificeren, evalueren en prioriteiten stellen.
1. Maak een lijst
Voordat u probeert om uw verplichtingen in volgorde van belangrijkheid te sorteren, neemt u de tijd om een uitgebreide lijst samen te stellen van alles wat u nodig hebt of wilt bereiken. Deel uw lijst op in secties voor verschillende soorten taken. Deze categorieën kunnen zijn:
Dagelijkse of wekelijkse taken
Dit zijn alledaagse 'to-dos' die persoonlijk kunnen zijn ( maaltijdplanning en boodschappen doen ) of werkgerelateerd (wekelijkse teamvergadering.) Als u al een dagelijkse routine volgt , bent u bekend met deze taken; als je dat niet doet, is dit een goed moment om er een te maken. Wat u opneemt, kan verschillen - sommige mensen zullen het niet nodig vinden om zichzelf eraan te herinneren e-mail te controleren of boodschappen te doen, maar anderen zullen de gestructureerde herinneringen waarderen om bepaalde acties op bepaalde tijden of op bepaalde dagen uit te voeren.
Taken met deadlines
Deze moeten uiteraard op een specifieke datum worden uitgevoerd en moeten vooraf worden voorbereid. Voorbeelden zijn een schoolkrant die binnen drie weken moet worden ingeleverd of een feestje dat je over zes maanden van plan bent.
Dit soort taken - vaak projecten genoemd - kunnen later worden opgesplitst in kleinere componenten, bijvoorbeeld 'schrijfpapier' kan worden opgesplitst in het lezen van de relevante boeken, het organiseren van uw aantekeningen, het schrijven van een overzicht, het schrijven van een eerste conceptversie en zo op.
Terugkerende taken
Deze komen niet dagelijks of wekelijks voor, maar het zijn ook geen eenmalige projecten.
Terugkerende taken kunnen tandartsafspraken zijn of het uitvoeren van uw kwartaalbelastingen.
Zelf gemotiveerde, noodzakelijke taken
Dit zijn taken of projecten waarvan u weet dat u ze moet doen, maar niemand zal u maken. Ze hebben zelden of nooit een ingebouwde tijdslimiet. Denk na over het verbeteren van uw website voor kleine bedrijven of het vinden van een nieuwe primaire zorgaanbieder.
Zelf gemotiveerde, niet noodzakelijke taken
Dit zijn de leukere activiteiten die niettemin de neiging hebben om uit de boot te vallen, terwijl andere, duidelijker noodzakelijke taken hen verdringen. Denk aan lezen voor plezier of aan hobby's.
Someday Taken
Deze taken hangen onder aan je takenlijst of in je achterhoofd, maar ze hoeven meestal niet snel of nooit te worden gedaan. Voorbeeld: schilder uw radiatoren.
2. Organiseer uw lijst
Zodra u alles heeft opgesomd, kunt u eerst uitzoeken wat u moet doen en uw schema indelen. (Hoe u dit fysiek doet - op een vel papier, een planner , een app, een online agenda of anderszins) is minder belangrijk dan dat u een methode kiest die voor u werkt en die u zult gebruiken.) Hier zijn enkele criteria om over na te denken:
Dringend of belangrijk
Alle taken kunnen worden gesorteerd in een van de vier categorieën. Dringende en belangrijke taken moeten zo snel mogelijk eerst worden gedaan; urgente maar niet belangrijke taken kunnen indien mogelijk worden gedelegeerd, maar als dat niet het geval is, moet uw planning voldoende flexibiliteit en extra tijd bevatten om ze op te vangen wanneer ze verschijnen; belangrijke maar niet urgente taken moeten ruim van tevoren worden gepland, zodat ze niet urgent worden; Taken die niet belangrijk of urgent zijn, kunnen mogelijk worden geëlimineerd, maar als je ze leuk vindt, moeten ze worden verwerkt in je planning, zodat ze niet worden overladen met meer veeleisende verplichtingen.
Waarde beoordelen
U kunt de waarde van een taak op verschillende manieren beoordelen. Het kan zijn of andere mensen worden beïnvloed en hoe belangrijk die mensen voor je zijn (de goedkeuring van je baas en het welzijn van kinderen die afhankelijk zijn van jou belangrijker zijn dan, laten we zeggen, de mening van een groep vreemdelingen die je bent overeengekomen om deel te nemen aan een bijeenkomst.) Je kunt ook een hoge waarde toekennen aan taken waarvan je ziet dat ze op de lange termijn vruchten afwerpen, of die je gewoon loont.
Eén referentie die u waarschijnlijk zult tegenkomen bij het lezen van prioriteiten voor taken is de 80-20-regel of het Pareto-beginsel, waarin staat dat 80% van de effecten afkomstig is van 20% van de oorzaken. Dit kan al dan niet voor u gelden, maar het is een goede herinnering om vast te stellen waar u daadwerkelijk tijd aan besteedt en welke van uw inspanningen vruchten afwerpen.
Timing en flexibiliteit
Een functionerend schema zorgt voor veranderingen en herkent tijdsbeperkingen. Wees realistisch bij het stellen van prioriteiten en het plannen van uw dagen. Overschat bij twijfel de tijd die een bepaalde taak zal innemen.
Als twee taken tegelijkertijd moeten worden uitgevoerd, is de keuze om te beginnen afhankelijk van hoe u het best werkt. Sommige mensen geven er de voorkeur aan de eenvoudigere taak uit de weg te ruimen om zich te concentreren op de complexere taak; anderen zullen zich gerustgesteld voelen als ze eerst aan de zwaardere taak beginnen en een deel ervan al dan niet gedaan krijgen voordat ze verder gaan. Vergeet niet dat je niet één taak of project van begin tot einde hoeft te nemen voordat je verder gaat met de volgende - tenzij je natuurlijk vindt dat werken op die manier je productiviteit verhoogt.
Beperk je dagelijkse taken maximaal tot drie. De dag kan ook kleinere taken omvatten die routineuzer zijn of minder belangrijk of urgent, maar het laden van grote taken zal waarschijnlijk tot stress en teleurstelling leiden.
Onthoud dat prioriteiten kunnen veranderen - als je baas je nodig heeft om nu iets te doen, wordt je vorige eerste prioriteit waarschijnlijk tot een seconde teruggedraaid. Dat is des te meer reden om meer tijd in uw schema op te nemen om flexibiliteit mogelijk te maken.
3. Batch-taken
Batching-taken zijn een van de meest effectieve en efficiënte manieren om die zeurende, doe-alle-de-tijd-taken gedaan te krijgen. Batching betekent gewoon dat u steeds aan hetzelfde type taak werkt voordat u naar iets anders overschakelt. De eerste stap is het identificeren van taken die u steeds opnieuw uitvoert en vervolgens een eenvoudige workflow instellen die ze kunnen volgen. Vervolgens pak je die taken tegelijkertijd aan met die workflow.
Batching vereist het voltooien van vergelijkbare taken waarvoor 'batches' vergelijkbare bronnen nodig zijn om de efficiëntie en productiviteit te verbeteren. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Betaal al uw facturen tegelijkertijd
- Open al je e-mail eenmaal per week en doe actie in plaats van elke dag op te stapelen en er nooit bij te komen
Batching geeft je de mogelijkheid om in een groove te komen die dezelfde taak steeds opnieuw doet, zodat je geen tijd hoeft te verspillen met het uitzoeken van instructies of wat je vervolgens zou moeten doen.
4. Taken elimineren
Nadat u al uw taken hebt opgesomd en ze hebt gesorteerd van het belangrijkste naar het minst, wordt duidelijk welke taken onderaan de lijst staan. Deze kunnen soms worden gedelegeerd aan iemand anders, maar als dat niet mogelijk is, moet u beslissen of u tijd voor hen inroostert of ze elimineert.
Je hebt misschien taken op je lijst staan die je niet hoeft te doen of zelfs maar wilt, maar je voelde op een bepaald moment onder druk gezet om toe te voegen (ga naar de sportschool, woon een boekenclub bij). Deze kunnen volledig worden geëlimineerd.
Ten slotte is het mogelijk om gewoon te veel te doen - als je niet alles kunt doen, evalueer je je workload om te bepalen of je gewoon wat meer oefening nodig hebt bij het stellen van prioriteiten of dat je iemand moet vertellen dat je niet langer kunt doorgaan met het doen van een bepaalde taak.