Hoe u uw post in 5 stappen kunt beheren

Leren omgaan met uw e-mail is een verrassend lastige organisatietaak omdat u niet alleen e-mail visueel kunt organiseren, maar u moet elk document lezen en aanraken om te kunnen archiveren of verwijderen. De beste manier om een ​​solide bedrijfsvoering te realiseren, is het verminderen van de hoeveelheid papier die bij u binnenkomt. Lees verder voor het beheren van e-mail in vier stappen.

• 01 van 05

  Dump de rommel

  Verminder de hoeveelheid post die u ontvangt door de instroomongelukmail te stoppen.

  Ik zweer dat als ik ooit verdwaald ben, de catalogus van J Crew mij als eerste zal vinden. Als u minder ongewenste e-mail ontvangt, vermindert u de hoeveelheid tijd die u besteedt aan het beheer van uw e-mail. Minder mail = minder tijd.

  Bonus: het is goed voor het milieu.

• 02 van 05

  Plan het

  De meeste mensen sorteren via e-mail terwijl ze na het werk door de deur lopen en stoppen vaak in het midden om hun jas op te bergen of hun aandacht te richten op wat voor het avondeten. Weersta de drang om e-mail te beheren tot je tijd en aandacht hebt om aan deze taak te geven.

  redenen:

  1. Als u op weg naar de deur sorteert, is de kans groot dat u op dat moment niet klaar bent om uw e-mail te beheren . U hebt de juiste gereedschappen (hieronder) en de aandacht nodig om te beslissen hoe u elk stuk gebruikt of weggooit.
  2. Raak een stuk papier nooit meer dan één keer aan als u dat ook niet hebt gedaan. Dit is wat het beheer van papier zo vermoeiend maakt: u moet het elke keer lezen! Wacht tot je klaar bent om te beheren en weg te gooien.

  Plan de tijd elke dag of een keer per week om uw e-mail te organiseren.

• 03 of 05

  Gereedschap

  Beschik over de juiste hulpmiddelen om uw e-mail te verwijderen, te recyclen of erop te reageren.

  Niets bijzonders, maar hebben het volgende bij de hand:

  1. Shredder - Alles met identificerende informatie buiten uw naam en adres moet onmiddellijk worden vernietigd.
  2. Recyclingbak - De meeste post kan onmiddellijk worden gerecycled (denk aan kortingsbonnen, folders, aankondigingen).
  3. Filing System & Calendar - Voor de mail moet u onmiddellijk of in de toekomst actie ondernemen.

  Met "bij de hand" bedoel ik echt bij de hand. Houd uw shredder en prullenbak niet in aparte kamers. Ik beheer mijn e-mail boven de prullenmand en de shredder en breng vervolgens de e-mail die ik nodig heb om actie te ondernemen op mijn bureau waar ik mijn agenda en een systeem voor het archiveren van documenten heb ingesteld. Ik raad een aparte werktafel aan, evenals een archiefkast voor postorganisatie.

• 04 van 05

  Vestig een systeem

  Er zijn 3 'end-games' voor elk stuk mail:

  1. Actie - E-mail die u nodig hebt om meteen actie te ondernemen of uiteindelijk. Dit soort post zal worden onderverdeeld in andere categorieën zoals archief / referentie, reactie, actie, etc.
  2. Recycle - Ongewenste e-mail die geen waarde voor u heeft en geen identificerende informatie daarop buiten uw naam.
  3. Shred - elk stuk post dat identificerende informatie bevat die verder gaat dan uw naam en adres. Dit omvat sofinummers, geboortedata, creditcardaanbiedingen, etc. Weet u niet zeker of u moet recyclen of versnipperen? Zie Wat u moet opscheuren en lees meer over identiteitsdiefstal: hoe u uzelf kunt beschermen tegen identiteitsdiefstal.

• 05 of 05

  Ga ermee door

  Een paar manieren om dit bij te houden:

  • Elke Black Friday (dat is de dag na Thanksgiving), terwijl iedereen anders winkelt, verzamel ik alle catalogi die ik niet langer wil ontvangen en bel ze om te annuleren.
  • Volg de wekelijkse organisatieroutine , waar we de e-mail wekelijks beheren.
  • U kunt meer lezen over hoe ik e-mail dagelijks beheer.