Doe je pogingen om papieren rommel te elimineren vaak de neiging te mislukken? Of ben je te overweldigd door de enorme hoeveelheid papier op je bureau om het te proberen? Misschien maakt u enkele begrijpelijke maar zelf-saboterende fouten. Lees verder om te leren hoe u de meest voorkomende fouten kunt vermijden die mensen maken bij het beheren van papierruis.
1. Geen papieren overzichten elimineren
Misschien moet je nog steeds wat rekeningen op de ouderwetse manier krijgen, maar de meeste hulpprogramma's maken het gemakkelijk om over te schakelen op papierloze facturering.
Terwijl u bezig bent, kunt u zien waar u anders op overtollig papier kunt besparen. Als u catalogi ontvangt waar u nooit naar kijkt, neem dan een paar minuten de tijd om contact op te nemen met de bedrijven en vraag om van hun lijsten te worden verwijderd. Als u zich abonneert op meerdere tijdschriften en kranten, bedenk dan welke exemplaren u graag in gedrukte vorm wilt lezen en welke exemplaren u niet erg vindt om online te lezen.
2. Papers laten opstapelen
Dit geldt voor papieren die u niet wilt (bijv. Ongewenste e-mail) en die u nodig heeft (bijv. Facturen). Hoe langer u wacht om deze te behandelen, hoe groter de kans dat u het nooit zult doen, wat leidt tot gemiste betalingen of dozen vol met een jaar aan de Sunday New York Times. De eenvoudigste manier om uw e-mail te beheren, is alles af te handelen zodra het binnenkomt. Papieren documenten die u moet weggooien, maken van recycling een regelmatig geplande taak, niet alleen iets dat u doet wanneer de papieren u dreigen te begraven.
3. Het hebben van een lastig of niet-bestaand archiefsysteem
Als je geen plek hebt om de papieren op te slaan die je nodig hebt en geen gemakkelijke manier om die dingen weg te doen die je niet hebt, dan zal je ze waarschijnlijk allemaal stapelen en ze mentaal opslaan onder "om mee om te gaan ... eens". Vermijd dit door een systeem creëren dat voor u werkt, of dat nu betekent dat u een old-school archiefkast, een betrouwbare scanner of een shredder moet aanschaffen.
4. Geen lanceerplatform hebben
Een lanceerplatform is een speciale ruimte bij uw voordeur, waar de dingen die u dagelijks nodig hebt (sleutels, glazen, enz.) Worden bewaard wanneer ze niet worden gebruikt. Een lanceerplatform helpt niet bij alle soorten papierrommel, maar het is een uitstekende manier om uitgaande e-mail uit het huis te krijgen.
Wat belangrijk is, is het concept van het lanceerplatform en de gewoonten die het helpt je te ontwikkelen.
In wezen maakt een lanceerplatform het gemakkelijk om elke dag op dezelfde manier hetzelfde te doen. Je sleutels op een bepaalde plaats opbergen zodra je binnenkomt, is hetzelfde gedrag als het weggooien van ongewenste e-mail zodra je het ontvangt, of het openen van belangrijke e-mails op tijd. Wanneer u nadenkt over andere verwante dagelijkse taken, zoals het sorteren van uw e-mail, kunnen deze deel uitmaken van dat systeem.
5. Vaag zijn
Hier ben ik schuldig aan. Hier is een voorbeeld: in mijn bestand heb ik een map gemarkeerd met 'auto'. Dat betekent dat als ik naar mijn autotitel moet zoeken, ik wagenservicebonnen, documenten over autoverzekeringen, informatie over mijn oude auto moet doornemen Ik ben niet meer de eigenaar, enzovoort. (Ik heb ook een map gemarkeerd met "misc.", Wat een organiserende ramp is die nog moet gebeuren.)
Wanneer u papieren organiseert die u moet bewaren, is het het beste om zo specifiek en duidelijk mogelijk te zijn. Het introduceren van mappen met labels als 'autoverzekering', 'auto-onderhoud' en 'autofinanciën' zou het gebruik van mijn archiveringssysteem veel minder een karwei maken.
U kunt ook heel wat overtollig papier verminderen door te leren hoe lang u documenten moet bewaren .
Als je verouderde documenten opslaat die je nooit meer zult gebruiken, zal het eindelijk weggooien van ze je een hoop rommel uit je leven bezorgen.