Een snelle checklist van hoe lang documenten bewaren + wat te versnipperen
Papier is lastig, en het beheren van een thuisarchiveringssysteem kan een belemmering zijn, maar sommige documenten waar je echt op moet letten, omdat je nooit weet wanneer je ze nodig hebt. Hier is een inleiding over hoe lang documenten moeten worden bewaard en welke documenten u moet vernietigen. Dit moet dienen als een snel naslagwerk voor het maken en onderhouden van een werkbaar thuisarchiveringssysteem.
Denk eerst aan het verminderen van de hoeveelheid papier die u ontvangt en u zult uiteindelijk moeten versnipperen of minder bestanden moeten opslaan.
Dit betekent het verwijderen van ongewenste e-mail, inschrijven voor e-facturen en het niet accepteren van flyers, kortingsbonnen die u nooit zult gebruiken, of andere ephemera waarvan u denkt dat u ze nodig heeft om aan vast te houden wanneer u weet dat u dat echt niet doet.
Als je echt worstelt met rommel op papier tot je voelt dat je het misschien oppot , kun je contact opnemen met een professional die je kan helpen bij het oplossende proces.
De tweede stap is om ervoor te zorgen dat je een goed mail management systeem hebt . Hoe efficiënter u omgaat met de post die u binnenkomt, hoe minder vaak u een grote opslag- / vernietigings- / recyclingsessie moet uitvoeren.
Stel een elektronisch archiefsysteem in
Als u uw papieren archivering opheft door een elektronisch archiveringssysteem in te stellen, bespaart u ruimte en wordt het papier rommelig. Dat is een overwinning. Tegenwoordig is het elektronisch archiveringssysteem heel logisch. Om aan de slag te gaan, hebt u een scanner en een plaats nodig om uw bestanden op te slaan, een mappensysteem op een computer of in de cloud en een externe harde schijf.
Stel algemene mappen in voor verschillende soorten documenten (voorbeelden: huishouden, belastingen, auto, geboorteaktes, enz.) U hoeft niet te nauwkeurig te worden met het opslaan van documenten, aangezien elektronische bestandssystemen doorzoekbaar zijn.
Scan vervolgens elk document en bewaar het in een map op basis van de inhoud.
Kopieën van belangrijke documenten bewaren
Voor uw super belangrijke documenten adviseren experts om kopieën te bewaren.
Dat kan betekenen dat u één exemplaar in uw cloudopslag bewaart en een ander op een harde schijf. Het zou ook kunnen betekenen dat u één kopie in uw elektronische aanvraag en één papieren versie in een brandveilige kluis bewaart.
Bewaar deze documenten voor altijd
Deze documenten zouden voor altijd moeten worden bewaard:
Academische records - Diploma's, transcripties en eventueel portfoliowerk dat in de toekomst mogelijk wordt gebruikt bij het solliciteren naar een baan.
Adoptie Papers
Doopcertificaten
Geboorte certificaat
Overlijdenscertificaten - Mogelijk nodig voor belastingdoeleinden.
Rijbewijzen
Arbeidsregistraties - eventuele clausules, overeenkomsten, disciplinaire bestanden en functioneringsgesprekken.
Huwelijkscertificaten
Medische gegevens
Militaire dossiers
paspoorten
Pensioen- en pensioenregistraties
Sociale zekerheidskaarten
Wills
Bespaar voor een kortere periode
Deze documenten kunt u zo vaak als maandelijks of wekelijks aanraken:
Bankafschriften - 1 maand
Rekeningen - 1 jaar voor alles wat met belasting of garantie verband houdt, moeten alle andere rekeningen worden vernietigd zodra ze zijn betaald.
Creditcardrekeningen - versnipperen onmiddellijk wanneer betaald.
Ontvangsten voor thuisverbetering - bewaren totdat het huis is verkocht.
Beleggingsregisters - 7 jaar nadat u het account hebt gesloten of de beveiliging hebt verkocht.
Leasecontracten - Blijf totdat u bent verhuisd en uw aanbetaling van de verhuurder heeft ontvangen.
Paychecks / Pay Stubs - 1 jaar totdat u uw W-2 hebt ontvangen
Verkoopbewijzen - Houd de garantieperiode in de gaten. Vanzelfsprekend geldt dit alleen voor grote aankopen zoals apparaten en elektronica. Ik bewaar normaal gesproken bonnetjes voor dingen als boodschappen en kleding zolang ik weet dat ik de bon niet nodig heb voor een retour.
Belastingdocumenten - 7 jaar inclusief uw archivering en alle bijbehorende documenten zoals W-2's en bonnen.
Voertuigdossiers - Bewaren totdat boot, auto of motorfiets is verkocht.
Hoe zich te ontdoen van documenten
Het verscheuren van documenten is de belangrijkste manier om jezelf te beschermen tegen identiteitsdiefstal. (Lees mijn interview met beveiligingsexpert Jay Foley over hoe je jezelf kunt beschermen tegen identiteitsdiefstal). Vraagt u zich af wat u moet versnipperen? De algemene regel is alles waarvan de volgende informatie moet worden versnipperd: rekeningnummers, geboortedata, meisjesnamen, wachtwoorden en pinnen, handtekeningen en sofinummers.
Nogmaals, dat zijn geen hersenkrakers.
Dit zijn de basics:
Als documenten nog steeds "actief" zijn, dat wil zeggen, moet u ze vasthouden ter referentie en een eenvoudig thuisarchiveringssysteem opzetten. Dit betekent dat u documenten per onderwerp archiveert en ze vervolgens vernietigt zodra ze niet meer in gebruik zijn.
Welke documenten moeten worden vernietigd
Als je klaar bent met deze documenten en ze niet langer nodig hebt, is dit wat je moet versnipperen (al het andere - zoals papierwerk - kun je gewoon recyclen).
ATM-ontvangsten
bankafschriften
Geboortecertificaatkopieën
Geannuleerde en ongeldige controles
Creditcardrekeningen
Kredietrapporten
Rijbewijzen (verlopen)
Werkdocumenten die identificeerbaar zijn
Verlopen paspoorten en visa
Beleggingsaccounts #s
Legale documenten
Investeringen, aandelen en onroerend goed transacties
Items met een handtekening (huurcontracten, contracten, brieven)
Bagage labels
Medische en tandheelkundige gegevens
Papers met een sofinummer
Wachtwoorden of pincodes
Betaal stubs
Pre-goedgekeurde creditcardtoepassingen
Ontvangsten met controle van rekeningnummers, creditcardnummers of andere identificerende informatie
Belastingformulieren
Transcripten met identificerende informatie over hen
Reisroutes
Gebruikte vliegtickets
Energierekeningen (telefoon, gas, elektriciteit, water, kabel-tv, internet)
Zorg ervoor dat er een flexibel opbergsysteem is ingesteld om deze documenten onder controle te houden en te vernietigen wanneer ze niet langer nodig zijn.
Alles wat u van plan bent te houden moet worden uitgevoerd, georganiseerd en gearchiveerd. Ik vind mijn thuisarchiveringssysteem leuk.