Hoe een thuisarchivering systeem in 7 stappen te organiseren

01 van 07

Een papierarchivering + opslagsysteem instellen dat voor altijd bij u zal werken

De strijd is echt: het beheren van papieren en papieren rommel is de pits. Daarom is het van cruciaal belang om een ​​eenvoudig, uitvoerbaar thuisarchiveringssysteem in te stellen dat u ook daadwerkelijk zult gebruiken. Vandaag gaan we dat samen doen.

Doel

Leer hoe u een thuisdossier instelt dat u de rest van uw leven daadwerkelijk zult gebruiken. Het moet flexibel zijn om veranderingen in levensstijl aan te kunnen, en het moet eenvoudig zijn, zodat je het echt bijhoudt.

Wat je nodig hebt

• Archiefkast of archiefdoos
• Hangende bestandsmappen (ik vind deze gekleurde zoals hierboven afgebeeld)
• Desktop bestand houder
• Shredder
• Recycling bin
• Bestandsmappen
• Labelmaker of pen

timing

Dit is een weekendproject. We raden af ​​om dit te starten op een doordeweekse avond na een lange dag werken / school, etc. Begin deze op een zaterdag- of zondagochtend, gewapend met een kopje koffie of thee, en een laat-krijgen-deze-gedaan houding.

02 van 07

Verzamel al uw papieren samen op één plek

De eerste stap bij het instellen van een thuisarchiveringssysteem is om al uw bestanden en papieren in dezelfde ruimte te verwerken, zodat u kunt sorteren, recyclen en versnipperen. Alles op één plek hebben heeft de volgende voordelen:

1. Het houdt je gefocust op de taak die voorhanden is. Wanneer je het probeert een taak uitvoeren waar je niet te enthousiast over bent (zoals archiveren), een excuus om rond te dwalen en te beginnen aan een ander nieuw project. Als je al je spullen (hier vermeld) en al je papieren op één plek hebt staan, heb je echt geen excuus om in te graven.
2. Je zult grondiger zijn. Als je je hele huis schoonmaakt, hoef je de taak over een paar weken niet te herhalen als je een vergeten stapel papieren in de wasruimte vindt.

Een paar plaatsen om naar papieren te zoeken (anders dan uw voor de hand liggende bureauladen, archiefkasten en stapel):

1. De woonkamer. Papers stapelen zich vaak op in de woonkamer, omdat we vaak geen idee hebben wat we ermee moeten doen. Dit is waarom je altijd papieren moet plaatsen waarvan je niet zeker weet wat je ermee moet doen in mijn mailbox.
2. Tassen . Rugzakken, werktassen, handtassen, sporttassen en koffers.
3. De keuken. Papieren stapels hebben een manier om in de keuken terecht te komen. Dit komt omdat de keuken vaak de eerste is waar we naartoe gaan als we door de deur lopen.

Dus verzamel al je papieren en dan ...

Kies een goede plek met een hard oppervlak waarop u 5 stapels kunt maken. Dit kan de keukentafel, het logeerkamerbed of uw bureau zijn als het groot genoeg is. Als je geen oppervlak hebt dat groot genoeg is, werkt de vloer ook.

Als je zoveel papieren hebt, kunnen je stapels omvallen en vervolgens bakken of zelfs kartonnen dozen gebruiken. Geef ze een label om ze van elkaar te scheiden en om fouten te voorkomen - zoals het per ongeluk gooien van de belastingaangiften van vorig jaar in het vak "Recycle".

03 van 07

Scheid uw papieren in vijf categorieën

Nu is het tijd om aan de slag te gaan. Je zult elk papier moeten aanraken en er een beslissing over moeten nemen.

Regel: u moet een beslissing nemen over elk stuk papier. Het gaat in een van deze 5 categorieën:

1. Actie: Papers waarop u actie moet ondernemen en vervolgens negeren. Verwar deze niet met wat we in een onderstaande categorie aanduiden als "Huishouden". Huishoudelijke documenten worden permanent opgeslagen, actiebestanden worden eenmalig gebruikt en vervolgens weggegooid.
   Voorbeelden: uitnodigingen, parkeerkaarten, afspraakherinneringen, huiswerk, rekeningen, etc.

2. Archief: papieren of documenten waar u aan moet vasthouden, maar u hoeft niet meer dan een of twee keer per jaar te verwijzen of te gebruiken.
   Voorbeelden: belastingaangiften, medische dossiers, academische verslagen, bewijs dat u hebt deelgenomen aan de juryplicht, daden, huurcontracten, contracten, enz.

3. Huishouden: dit zijn papieren die je gebruikt om je huis (en leven) draaiende te houden.
   Voorbeelden: kortingsbonnen, recepten, handleidingen, ontvangsten voor belastingen van dit jaar, documenten voor aankomende reizen, enz.

4. Recycle: papieren en documenten die niet in een van de bovenstaande categorieën vallen en geen persoonlijke informatie bevatten.
   Voorbeelden: ongewenste e-mail, werkbladen van een seminar waarin u niet meer geïnteresseerd bent, kranten, tijdschriften, oud huiswerk dat u niet nodig hebt, gebruikte enveloppen, enz.

5. Shred: Papers en documenten die niet vallen onder de categorieën 1-3 maar die wel persoonlijke identificatiegegevens bevatten.
   Voorbeeld: creditcardaanbiedingen, oude bankafschriften, facturen, etc.

04 van 07

Declutter + Verwijder documenten en bestanden die u niet meer nodig heeft

Je grootste stapel zal worden gerecycled. Recycleer die eerst - het doel hier is om de hoeveelheid papier waarmee je te maken hebt zo snel mogelijk te verkleinen.

Snijd vervolgens de shredders - dit moet alles bevatten dat u identificeert buiten uw naam en adres.

Als alternatief is deze Guard Your ID Roller van The Container Store zeer redelijk geprijsd en zeer praktisch voor diegenen die het beu zijn dat uw shredder vastloopt. Op deze manier kunt u eenvoudig uw ID-gegevens overstemmen en e-mail en documenten recycleren met persoonlijke informatie over hen in plaats van shredden.

Nu je de rotzooi hebt weggegooid, is het tijd om een ​​systeem op te zetten dat:

1. Eenvoudig te gebruiken, dus je zult het echt gebruiken ;
2. Flexibel genoeg om veranderingen in het leven en nieuwe projecten op te vangen; en,
3. Veilig dus als je iets snel moet vinden, kun je het vinden.

Het mooie hier is dat je deze categorieën nog verder kunt onderbreken, afhankelijk van de hoeveelheid papier die je thuis of op kantoor binnenkomt.

05 van 07

Stel een archiefbestand voor uw thuisarchiveringssysteem in

Het is vrij eenvoudig om te beslissen welke papieren in uw archiefbestand terechtkomen. Dit zijn de belangrijkste papieren die je bezit. Ze zijn een bewijs dat u en uw gezin bestaan, uw belastingen betalen, eigen huizen en auto's bezitten, afgestudeerd zijn aan de universiteit en met een paspoort of visum buiten uw land kunnen reizen. Als u een bedrijfseigenaar bent of meer dan één eigenschap bezit, wordt dit bestand nog groter.

Hier is een lijst met basics om in dit bestand te bewaren:

• belastingteruggave
• medische gegevens
• academische records
• bewijs dat je juryrecht had
• daden
• leases
• contracten
• paspoorten
• dus ciale beveiligingskaarten
• arbeidsregistratie
• doop certificaten
• levensverzekeringen / pensioendocumenten

Bewaar deze papieren in een map in gelabelde mappen. Overweeg de aanschaf van een vuurvaste doos zodra u begint met het aanschaffen van meer "dingen" om veilig te blijven.

bewaar de bestanden die u vaak gebruikt (of een paar keer per jaar) vooraan. Weersta de drang om deze ruimte te organiseren, want als je te specifiek wordt, wordt het eigenlijk moeilijker om dingen te vinden als je ze echt echt nodig hebt. Over het algemeen, als je je Archiefbestand induikt, heb je echt dat stuk papier echt nodig, dus maak het jezelf zo gemakkelijk mogelijk.

Dit zijn mijn categorieën:

• Academic
• Auto
• werk
• financieel
• Gezondheid
• ID kaart
• Verzekering
• Onroerend goed

Organiseer ze alfabetisch, maar houd het ID-bestand vooraf. Dit heeft zaken als je geboorteakte, paspoort, sociale zekerheidskaart en doopcertificaat. Dit is ook waar u uw huwelijksvergunning moet houden.

Om deze papieren op te slaan, moet je een High-Security Deed Box overwegen die met een waarde van minder dan $ 50 een grote waarde heeft *. Een andere optie is de High-Security-receptendoos. Deze is ontworpen voor medische benodigdheden, maar kan gemakkelijk verschillende niet-verloren papieren bevatten.

Je kunt je eigen doe-het-zelf je eigen bestand maken, of je kunt FileSolutions Home Filing System gebruiken.

* Als u deze bestanden verliest, betaalt u veel en veel meer om kopieën te krijgen van registrars, gemeentebesturen, academische instellingen, enzovoort, dus $ 50 is een waardevolle, slimme investering.

06 van 07

Een huishoudbestand schikken

Hier is een goede vuistregel voor wat u zou moeten opslaan in uw huishoudbestand: alles wat u mogelijk in de toekomst nodig heeft, maar u hoeft nu geen actie te ondernemen, dat hoort niet thuis in uw archiefbestand. Gebruik uw eigen huishoudbestand (huishoudboek) als voorbeeld, zodat u een beter idee krijgt van wat u in dit bestand moet opslaan en wat niet.

Ten eerste, in plaats van een ordner of prullenbak, heb ik een map gemaakt met secties en vervolgens vakken om dingen als kortingsbonnen en cadeaubonnen op te slaan. U kunt deze map gebruiken en hebt secties voor het volgende:

• Coupons / Groupons
• Cadeaubonnen
• Documenten voor aankomende reizen / reizen
• Kortingen die ik heb ingediend en wachten om mijn cheque terug te ontvangen
• Ontvangsten voor items met een groot ticket zoals een apparaat of een groot meubelstuk
• Heb een vak voor al je rewards-kaarten
• Notities en referentiemateriaal voor aankomende projecten waaraan u werkt
• Recepten*
• Ontvangsten voor belastingen
• Verzekeringen voor auto's / huizen / huurders

Waarschijnlijk kunt u de meeste hiervan gewoon naar een Evernote-account scannen , maar als u ze nodig hebt, moet u het opnieuw afdrukken, dus archiveer het in deze notitieboek en noem het uw huishoudboekje.

* Bewaar een afzonderlijk bestand voor recepten die u ooit wilt retourneren, maar niet hebt.

07 van 07

Een actiebestand instellen

Het Action-bestand zijn de papieren die u nodig hebt om actie te ondernemen en deze vervolgens te verwijderen. Alle documenten of papier die permanent of gedurende een langere periode (meer dan een maand) moeten worden bewaard, behoren waarschijnlijk in uw huishoudbestand.

Actiedossiers zijn:

• Eén keer worden gebruikt en vervolgens weggegooid; of,
• Bestanden waar u op wacht om actie te ondernemen.

Gebruik een doos om deze papieren te houden, en we raden dit vakje aan. Kies oranje, want het is een flitsende kleur en het denken is, het zorgt ervoor dat je minstens een keer per week door de doos gaat. Dit kan ook als uw In-box worden gebruikt om e-mail te beheren .

Hier zijn voorbeelden van wat u moet bewaren in uw actiebestand:

Binnenkomende berichten:

• Alles wat u in de e-mail ontvangt, staat in dit bestand
• Elk stuk papier dat iemand je geeft of je grijpt en duwt in je handtas, gaat hier binnen

Kalender items:

• Uitnodigingen voor aankomende evenementen en alle richtingen of antwoordkaarten die bij hen worden geleverd
• Rekeningen om te betalen en vervolgens versnipperen of recyclen
• Toestemming glijdt om te ondertekenen
• Afspraakherinneringen

Te betalen items:

• Parkeerkaarten om te betalen
• Rekeningen te betalen

Items waar je op wacht:

• Ontvangsten voor alles wat u onlangs heeft gekocht voor het geval u besluit terug te keren. Als u bijvoorbeeld een pakket van Amazon krijgt, gooit u de pakbon in deze prullenbak voor het geval de producten niet werken en u deze moet retourneren. Idem voor andere pakketten die u ontvangt.
• Ontvangsten voor alles waar u op wacht. Als u bijvoorbeeld een factuur bij uw verzekeringsmaatschappij hebt ingediend en u wacht op de terugbetaling, wordt deze in dit bestand vermeld. Als u iets heeft teruggestuurd en u wacht op de terugbetaling op uw bankafschrift of op mijn creditcardrekening, wordt deze in dit vak weergegeven.

Je zou dit bestand in meer categorieën kunnen opsplitsen, maar het is eenvoudiger om alles in dit vakje te gooien en het dan één, twee of drie keer per week te doorlopen. Op dat moment kunt u alles wat u niet langer nodig hebt, recyclen of versnipperen, alles archiveren dat bij Archive of Household hoort en alles doen waarop moet worden gereageerd. Het doel is om dit bestand zo klein mogelijk te houden.

Maar ... de truc is dat je dit bestand minimaal één keer per week moet doorlopen, bij voorkeur vaker. Ik raad ten zeerste aan om deze taak toe te voegen aan uw persoonlijke wekelijkse organisatieroutine , op deze manier archiveert en bewaart u een relatief klein aantal documenten één keer per week in plaats van