Als u uw bedrijf wilt verplaatsen , is hier de beste plaats om te beginnen met het plannen en verplaatsen. De sleutel tot een succesvolle zet is om een aantal allianties aan te gaan die kunnen helpen bij het motiveren en coördineren van de rest van het kantoorpersoneel.
Plan de Move
Maak een tijdlijn die alle benodigde fases van uw verhuizing mogelijk maakt. U moet dit bespreken met de rest van uw verhuisd team of met de managers en supervisors om ervoor te zorgen dat dit haalbaar is.
Voor een klein kantoor heb je minimaal drie maanden nodig om je voor te bereiden en voor een middelgroot tot groot kantoor, minimaal zes tot acht maanden. De sleutel is om zo vroeg mogelijk te beginnen.
De volgende stap is om alle informatie over de nieuwe ruimte te verzamelen. Probeer blauwdrukken of de lay-out van de vloer te krijgen, zodat u belangrijke componenten kunt identificeren, zoals stopcontacten, opslagruimte, enz. En nog belangrijker, om de nieuwe kantoorindeling te bepalen. Het is ook een goed idee om een algemeen lay-outplan voor je huidige ruimte te hebben, zodat je de twee kunt vergelijken; Als er gebieden in het huidige kantoor zijn die niet werken, identificeer ze dan zodat ze kunnen worden opgelost in uw nieuwe ruimte.
Maak ook een lijst van mogelijke problemen met de nieuwe ruimte, zoals een kleinere ontvangstruimte of minder opslagruimte of misschien een grotere open ruimte waarvoor mogelijk meer cellen of tijdelijke muren nodig zijn. Het kan nodig zijn om timmerlieden of schilders te huren als er wanden moeten worden gebouwd of geverfd.
Mogelijk is dit aan de orde geweest toen de nieuwe ruimte werd gekocht, maar zorg er alleen voor dat er geen aanvullende constructie of cosmetische wijzigingen moeten worden uitgevoerd vóór de verhuizing.
Verzamel je team
Voor middelgrote tot grote kantoren, benoemt (of vraag om vrijwilligers) iemand van elke afdeling of divisie om hun specifieke gebied te coördineren.
Het kan worden toegewezen aan de afdelingssupervisor of manager, die er vervolgens voor kan zorgen dat elke medewerker de verantwoordelijkheid op zich neemt voor het inpakken van zijn bureau, bestanden en persoonlijke items. Voor kleinere kantoren staat u misschien alleen. Als dit het geval is, identificeer dan een paar belangrijke mensen die mogelijk kunnen helpen met het coördineren van de verhuizing.
Uw team kan ook helpen bij het identificeren van actuele problemen met de oude ruimte en mogelijke oplossingen bieden voor het nieuwe kantoor. Het is een geweldige manier om andere standpunten op te nemen en om een consensus te bereiken als sommige niet echt enthousiast zijn over de verandering.
Regelmatige vergaderingen hebben
Stel in uw schema regelmatig vergaderingen in en zorg ervoor dat medewerkers op de hoogte worden gesteld van de vergaderdetails en dat iedereen weet wat ze moeten doen om hun kantoor- of werkruimte in te pakken . Het is belangrijk om iedereen op de hoogte te houden om eventuele zorgen of zorgen te beperken; bewegen is stressvol voor alle betrokkenen, vooral als beslissingen niet worden gecommuniceerd.
Bepaal uw budget
Als u een specifiek budgetbedrag hebt toegewezen voor uw verhuizing, is het belangrijk om kosten te identificeren voordat u verhuizers inschakelt, of zelfs voordat u het eerste vak inpakt.
Taken toewijzen
Laat uw bewegende commissie een lijst maken met taken die moeten worden voltooid en zorg ervoor dat ze worden toegevoegd aan de tijdlijn / planning.
U hebt mogelijk speciale serviceproviders nodig, zoals installateurs van telefoonlijnen of computernetwerkspecialisten. Vraag elke afdelingsmanager of leidinggevende wat er in hun regio nodig is. Zorg ervoor dat er gemeenschappelijke ruimtes zijn, zoals de receptie, lobby en opslagruimtes.
Een van de meest kritieke taken is het inhuren van de verhuizers . Er zijn verhuisbedrijven die zich specialiseren in verhuizingen in kantoren. Zorg ervoor dat u uw onderzoek doet, de juiste vragen stelt en laat het bedrijf naar uw kantoor komen om uw verhuizing te beoordelen. Zoals elke verhuizing in het huishouden, moet u ervoor zorgen dat het bedrijf betrouwbaar is en dat u de beste service voor de kosten krijgt. Deze taak kan aan een paar mensen worden toegewezen, waarbij elk bedrijf specifieke bedrijven belt en vervolgens notities vergelijkt. Begin vroeg om ervoor te zorgen dat u de best mogelijke prijs krijgt.
Maak een lijst met contactpersonen
U moet ervoor zorgen dat iedereen met wie u zaken doet, zowel leveranciers als klanten, weet dat u verhuist.
Het is een goed idee om deze taak toe te wijzen aan één persoon om te overzien. Het melden van klanten en klanten vereist specifieke communicatie rond waar u naartoe verhuist en hoe het bedrijf tijdens de verhuizing zal werken. Dergelijke informatie is essentieel om ervoor te zorgen dat uw klanten niet naar elders gaan voor uw diensten.