In mijn dagelijkse baan werk ik in communicatie, meestal voor non-profitorganisaties. Een deel van het werk dat ik doe, is ervoor zorgen dat we een strategie hebben voor zowel interne als externe communicatie. Dit omvat ook het ontwikkelen van een plan voor een verhuizing , die mijn huidige organisatie van plan is te doen in de komende zes maanden.
Hoewel je misschien denkt dat er zoveel stappen zijn om in een kantoorbeweging te plannen dat je geen tijd hebt om zelfs communicatie te overwegen, moet je echt een dag of twee nemen om een ferme strategie te maken die zowel werknemers als klanten bewust zal houden van de komende veranderingen .
Laten we beginnen met werknemers, omdat ze direct worden beïnvloed door de verhuizing .
Interne communicatie moet deze sleutelboodschappen bevatten:
- Een duidelijke tijdlijn: zorg ervoor dat u alle belangrijke stappen van de verhuizing vermeldt, zodat iedereen weet wat te verwachten en wanneer.
- Verpakkingsinstructies: geef het personeel instructies voor het inpakken van hun kantoren of ligboxen voor onderweg. Dit moet onder meer bevatten waar verpakkingsmateriaal moet worden opgehaald , wat ze verantwoordelijk zijn voor verpakking en deadlines.
- Geavanceerde kennisgeving van sluiting van een kantoor : tijdens de verhuizing moet u mogelijk het kantoor sluiten om de definitieve inpakken en verplaatsen van kantoorapparatuur en meubilair mogelijk te maken. Zorg ervoor dat uw personeel op de hoogte is van deze datums en of en hoe het bedrijf tijdens de verhuizing zal doorgaan en hoe dit van invloed zal zijn op hun werkschema en werklast.
- Nieuw kantoorplan: het personeel zal vroeg willen weten hoe de nieuwe ruimte eruit zal zien en hoe de kantoren zullen worden ingericht. Zullen ze nog steeds hun eigen ruimte hebben of zullen ze zich nu in een kast of open plattegrond bevinden? Zorg ervoor dat u een manier creëert om personeel te informeren over hoe hun werkruimte kan veranderen.
- De nieuwe locatie, parkeren en pendelen: geef personeel alle informatie die ze nodig hebben over de nieuwe locatie, zodat ze transport naar de nieuwe ruimte kunnen voorbereiden.
Nadat u alle belangrijke berichten hebt bepaald, moet u bepalen hoe deze berichten het best kunnen worden afgeleverd. De methode die u gebruikt, moet worden bepaald door het type bericht.
De tijdlijn kan bijvoorbeeld gemakkelijk worden afgeleverd via het intranet van uw bedrijf; overwegende dat kantoorsluitingen het beste kunnen worden gepresenteerd tijdens een personeelsvergadering, zodat vragen kunnen worden gesteld en beantwoord.
Manieren om doelstellingen te communiceren met het personeel:
- Intranet: voor die bedrijven of organisaties die een intranet hebben, is dit meestal het beste platform voor de meeste berichten. Het zorgt voor eenvoudige updates van bestanden en informatie die alle werknemers bereikt.
- Persoonlijke ontmoetingen: wat de boodschap ook is, personeelsbijeenkomsten zijn een goede plaats om aankondigingen te doen en personeel de kans te geven een volledige discussie te hebben. U kunt ook vergadertijd gebruiken om te bekijken hoe informatie wordt gecommuniceerd, zodat medewerkers weten dat ze op de hoogte worden gehouden.
- E-mail: terwijl e-mail gemakkelijk is, is het niet de beste manier om informatie door te geven. Je wilt niet zoveel e-mails verzenden dat mensen de informatie niet kunnen vinden wanneer ze die nodig hebben. Als u e-mail gebruikt, zorg er dan voor dat u deze alleen gebruikt om mensen te laten weten waar zij de informatie kunnen verkrijgen.
- Veelgebruikte mappen : als u geen intranet hebt, is het creëren van een gemeenschappelijke map op een netwerkstation waartoe iedereen toegang heeft de volgende beste manier om informatie op te slaan waartoe u mensen toegang wilt.
- Bulletin board: een fysieke ruimte waar informatie wordt gepost, is een geweldig ding om te doen. Niet alleen kunnen mensen het vaak controleren, het biedt ook een plek waar mensen hun zorgen kunnen verzamelen en bespreken.