Vergeet deze taken niet
De voorbereiding om een kantoor of bedrijf te verhuizen, kan een stuk gecompliceerder zijn dan het verhuizen van een huishouden. Voorbereiden is de sleutel en zorgen dat alles op uw lijst compleet is, is essentieel. Gebruik deze snelle checklist als een gids om uw bedrijf op het goede spoor te houden.
Bepaal een tijdframe en schema
Uw tijdschema zou het eerste moeten zijn dat u doet. Stel de datum in waarop alle spullen uit de kantoorruimte moeten zijn, wat uw laatste verhuisdatum is.
Je zult waarschijnlijk een paar dagen nodig hebben om daadwerkelijk te vertrekken, afhankelijk van hoeveel dingen je moet verplaatsen. Werk terug van uw verhuisdatum en maak een lijst met alle dingen die u moet doen voordat de vrachtwagens aankomen.
Taken toewijzen en een Verplaatsingscommissie instellen indien nodig
Het is een goed idee om het personeel vroeg bij de verhuizing te betrekken . Een verhuiscommissie kan u niet alleen helpen bij het organiseren en plannen van de verhuizing, maar ook de overgang voor de rest van het personeel vergemakkelijken. Laat de commissie alle taken beoordelen en zonodig rollen toewijzen. Naarmate de overstap vordert, moet u waarschijnlijk taken toevoegen aan de lijst en terwijl u dat doet, moet u ook taken toewijzen; er is gewoon te veel te doen om het allemaal zelf te doen.
Stel een intern en extern communicatieplan op
Een intern communicatieplan zorgt ervoor dat werknemers op de hoogte worden gehouden van de verhuisplannen, terwijl een extern plan uw klanten en leveranciers tijdens de verhuizing op de hoogte houdt van uw zakelijke activiteiten, zodat u uw bedrijf tijdens de transitie in bedrijf kunt houden.
Huur Movers
Zoals elke beweging kost het inhuren van goede verhuizers tijd en zou het een van de eerste taken op je lijst moeten zijn. Laat een medewerker een lijst van ten minste vijf verhuisbedrijven ontwikkelen en zorg ervoor dat u deze grondig onderzoekt voordat u in dienst neemt . Bepaal budget, haal offertes op en vergelijk services tussen verhuisbedrijven om te beslissen welke u wilt huren.
Huur professionele packers in
Als uw verhuisbudget ondersteuning biedt voor het inhuren van professionele packers , doe het dan. Dit bespaart u en uw medewerkers van het inpakken van kantoorruimtes die vaak voorkomen en vaak de moeilijkste plaatsen zijn om in te pakken en te verplaatsen. Medewerkers kunnen worden gevraagd om hun bureaus of kantoren in te pakken, omdat het personeel ook de mogelijkheid biedt om hun ruimtes op te ruimen en dingen die ze niet hoeven te verplaatsen, kwijt te raken .
Maak een nieuw kantoorplan en lay-out
Dit is waar je move-commissie heel nuttig zal zijn. Het is altijd moeilijk om naar een nieuwe ruimte te gaan, maar als je erachter moet komen waar alles en iedereen naartoe gaat, kost dat veel tijd. Zorg dat u weet waar elk meubelstuk wordt geplaatst en dat elke medewerker zal zitten. Hoe gedetailleerder het plan, hoe beter.
Praat met uw huidige leveranciers
Het verplaatsen van een bedrijf kan betekenen dat u van serviceaanbieder verandert. Controleer uw contracten en bepaal vervolgens of u bij uw huidige leveranciers blijft of kijk naar overstappen. U moet bepalen wat de nieuwe ruimte nodig heeft op het gebied van telefoonlijnen en netwerkinfrastructuur. Praat met uw nieuwe huisbaas en leveranciers om ervoor te zorgen dat u weet wat de nieuwe ruimte nodig heeft, zodat er geen gat in service is.
Alle apparatuur die u leaset, neemt contact op met de dealer om hen op de hoogte te brengen van de verhuizing en hoe zij hun apparatuur het beste op de nieuwe locatie kunnen krijgen.
Houd werknemers op de hoogte en geïnformeerd
Een verplaatsing kan moeilijk zijn voor werknemers . Het kan een verandering betekenen in de manier waarop ze pendelen en of hun woon-werkverkeer nu langer is dan voor de verhuizing. Als u naar een kleinere ruimte verhuist, moet het personeel weten hoe kantoren worden toegewezen en hoe hun nieuwe ruimte eruit zal zien. Medewerkers moeten bij elke stap in het proces worden geïnformeerd. Probeer een bewegend schema te houden op het keukenbulletinbord of een andere gemeenschappelijke ruimte, zodat mensen kunnen zien hoe de dingen vorderen en wat er van hen wordt verwacht als werknemers.