Meldingschecklist voor uw verhuizing
Het verhuizen van een kantoor is gecompliceerd. Met zoveel dingen te doen, is het gemakkelijk om kleinere, maar vitale taken over het hoofd te zien. Om uw kantoor op het juiste spoor te houden, gebruikt u de volgende checklist-gids die ervoor zorgt dat niets ongedaan wordt gelaten.
Ga ook door een eenvoudige checklist met essentiële taken om uw kantoor te helpen bewegen.
Bedrijven en klanten van Move op de hoogte brengen
De volgende gedetailleerde lijst met meldingen kan worden gebruikt in combinatie met het artikel Bedrijfsgegevens bijwerken voordat u gaat verhuizen.
Bij elkaar gebruikt, zul je zien dat je al je bases hebt bedekt.
U moet uw klanten ook laten weten of u tijdens de verhuizing al dan niet sluit of uw uren verkort. Dit is een kritieke waarschuwing om ervoor te zorgen dat klanten niet gefrustreerd raken als uw deur is vergrendeld. Als u vooraf weet wanneer u voor zaken open staat, bespaart u veel telefoontjes en hoeft de klant niet naar uw concurrent te gaan voor service. Met andere woorden, laat uw klanten weten wat uw plan is om hen tijdens de transitie van dienst te zijn.
Klanten en klanten
Het is een goed idee om uw klantenbestand eerst op de hoogte te stellen van de verhuizing, bij voorkeur minstens een maand voordat de verhuizing plaatsvindt. Geef informatie over de nieuwe locatie, door een formele brief of een e-mail met bijgevoegde kaart te sturen of aan iedereen in uw bedrijfsdatabase te bevestigen. Of in het geval van een winkel, het plaatsen van een kaart en een meldingsteken op de voordeur en een kleine flyer bij elke aankoop.
Plaats de informatie op uw webpagina met eenvoudig te volgen aanwijzingen en alle bijzonderheden waardoor uw klanten terug blijven komen; dit kan een "introductiewedstrijd" of een officieel openingsfeest zijn.
Dienstverleners, leveranciers en overheidsinstanties
Informeer diensten en leveranciers die uw bedrijf regelmatig gebruikt.
Dit kan een printer, een koerier, een kantoorbenodigdhedenwinkel of een internetprovider zijn.
Banken en verzekeringen
Banken zullen vroegtijdig moeten worden geïnformeerd; u moet het adres op bedrijfscontroles wijzigen, de cheques laten afdrukken, creditcardmaatschappijen en andere financiële instellingen of serviceproviders op de hoogte brengen. U kunt besluiten dat uw bedrijf baat zou hebben bij het overboeken van bedrijfsrekeningen van de ene naar de andere bank of van de ene naar de andere bank; spreek met uw bankvertegenwoordiger over diensten die beschikbaar zijn in de nieuwe locatie / buurt.
Verzekeringsmaatschappijen moeten ook vroegtijdig worden geïnformeerd. Ze zullen de nieuwe ruimte moeten beoordelen en u een nieuwe schatting moeten geven, indien van toepassing. Dit is een goed moment om met uw verzekeraar te praten over het verhuizen van verzekeringen en wat u nodig hebt om te zorgen dat uw kantoor wordt beschermd.
Wijzig binnenkomende telefoonberichten
Naast het bijwerken van bedrijfsinformatie en marketingmateriaal, zijn er andere manieren waarop u ervoor kunt zorgen dat het publiek de aankomende verhuizing leert. Voeg een melding toe aan het antwoordapparaat / de voicemailservice met de datum van de verhuizing, waar u naartoe verhuist en hoe dit van invloed kan zijn op de service. Geef ook contactgegevens op voor klanten die mogelijk specifieke problemen hebben.
Laat werknemers ook hun directe voicemailregel wijzigen met informatie over de verhuizing en het nieuwe adres. Nogmaals, het is een gemakkelijke manier om contactpersonen te herinneren aan de verhuizing en degenen die niet in de contactendatabase staan te informeren over de wijziging.
Wijzig uw handtekeninglijn
Het toevoegen van een bericht in de e-mailhandtekening voor alle medewerkers zorgt ervoor dat elke e-mail die wordt verzonden, de ontvanger zal herinneren aan de aanstaande verhuizing. Dit is een geweldige manier om mensen te bereiken die niet in de bedrijfscontactlijst staan.
Stempel uitgaande correspondentie
Koop een rode stempel met de vermelding "Nieuw adres noteren"; stempels kunnen meestal worden gekocht bij een kantoorwinkel. Stempel bijgewerkte briefhoofdpapier om ervoor te zorgen dat ontvangers op de hoogte zijn van de adreswijziging. Houd er rekening mee dat deze meldingsstap mogelijk niet van toepassing is nadat de verplaatsing is voltooid.
Telefoon
Dit zou het eerste hulpmiddel moeten zijn waarmee je contact opneemt over je verhuizing; u wilt ervoor zorgen dat uw bedrijf tijdens de verhuizing open blijft of dat er zo weinig mogelijk verstoring is. Laat het telefoonbedrijf weten wanneer de verhuizing is en vraag de telefoons te installeren en klaar te zetten op de nieuwe locatie op de dag voor de inloopdatum, om er zeker van te zijn dat het systeem actief is op de datum van uw inleverdatum.
Vraag het bedrijf om een oproepsysteem in te stellen met ingang van de dag van uw verhuizing. Als uw bedrijf van telefoonnummer verandert, vraag dan of er een advies is toegevoegd aan uw oude nummer zodat bellers op de hoogte zijn van de wijziging van het telefoonnummer. Als u eenmaal bent verhuisd, is het een goed idee om uw oude nummer te bellen om ervoor te zorgen dat de service op zijn plaats is. Zorg er ook voor dat uw nieuwe bedrijfsnummer en adres worden bijgewerkt in het volgende telefoonboek en de directory.
Postkantoor, e-mail en sociale media-accounts
Stel het postkantoor op de hoogte van uw verhuizing en zorg ervoor dat de e-mail enkele maanden na de verhuizing wordt doorgestuurd. Zoals eerder vermeld, voegt u voorafgaand aan de verhuizing een bewegingsmelding toe aan de handtekeningregels van uw werknemers en volgt u de zet ook; na het verplaatsen van de handtekening moet de ontvanger worden gevraagd om de adres- en contactgegevens te wijzigen.
Ook moeten reguliere koeriersbedrijven die afhalen en wegbrengen, ook op de hoogte worden gesteld van de adreswijziging en eventuele wijzigingen in services.