We hebben het allemaal weleens meegemaakt. Vijfentwintig uitnodigingen voor verjaardagsfeestjes naar de klas, duidelijk gemarkeerd met een datum waarop naar RSVP wordt gegaan, en de dag komt en gaat met weinig of geen antwoord. Misschien moet je een hoofdtelling geven aan de feestlocatie of genoeg eten plannen voor je feestje thuis. Misschien wilde je de gunsten personaliseren. Ongeacht de reden, het plaatsen van een RSVP-notitie op een uitnodiging betekent dat je een reactie verwacht, en aangezien je hoffelijk genoeg was om iemand uit te nodigen, zouden ze die vriendelijkheid moeten retourneren met een eenvoudig antwoord, toch?
Nou ja, misschien niet precies. Natuurlijk zullen er altijd ouders zijn die geen RSVP doen omdat ze zich geen zorgen kunnen maken, maar er zijn tal van andere redenen die je misschien niet van die ouders hebt gehoord. Sommigen van hen hebben misschien zelfs de uitnodiging niet gezien. In mijn jaren als ouder van schoolkinderen, heb ik meer dan één gevouwen en gehavende, al vervlogen verjaardagsfeestuitnodiging uit de afgrond aan de onderkant van een rugzak gered.
Andere ouders begrijpen misschien niet echt wat RSVP betekent. Ik ontving ooit een uitnodiging voor een verjaardagsfeestje met een RSVP- datum op één regel, gevolgd door 'alleen spijtig' op de volgende regel. Toen ik belde om de moeder te laten weten dat we zouden komen, betreurde ze het aantal reacties dat ze had ontvangen. Natuurlijk was er een tijd dat Emily Post iedereen zou hebben geïnspireerd om te weten en plichtsgetrouw op een uitnodiging te reageren, maar laten we eerlijk zijn, de meeste ouders zijn vandaag te druk om al hun e-mails te lezen, laat staan door de pagina's van een gids te bladeren om juiste etiquette.
In de tijd dat iedereen Emily Post zat te lezen, kenden ze ook alle mensen die ze vroegen aan RSVP voor evenementen. Als een van de genodigden niet antwoordde, kon de organisator het gewoon bellen en direct om een antwoord vragen. Voor verjaardagsfeestjes voor kinderen is het eenvoudig genoeg om hetzelfde te doen voor goede vrienden en familieleden (hoewel dat niet moet), maar een gemeenschappelijk, huidig schoolbeleid dat uitnodigt tot de hele klas, gecombineerd met een ander schoolbeleid dat staat het delen van contactinformatie van andere ouders niet toe en je kunt zien hoe het dilemma van de klasgenoot RSVP in de eerste plaats een dilemma is geworden.
Dus wat is een partijplanning, een ouder die echt nodig heeft om ouder te worden? De waarheid is, behalve om alleen de kinderen uit te nodigen voor wie je een soort contactinformatie hebt; er is geen trefzekere manier om een RSVP van elke genodigde te garanderen. Er zijn echter een paar methoden die u kunt proberen om een betere respons aan te moedigen.
- Inclusief digitale responskeuzes
Een paar jaar geleden begon ik met het toevoegen van een e-mailadres samen met een telefoonnummer na de datum van RSVP. Ik heb wel een handvol e-mailantwoorden ontvangen - allemaal spijt - die ik denk dat ik anders misschien niet via de telefoon heb ontvangen. In een later gesprek met andere ouders blijken veel mensen zich ongemakkelijk te voelen door iemand te bellen die ze niet kennen om een uitnodiging voor een feestje af te wijzen. Heel wat mensen zeiden eigenlijk dat ze die onhandigheid voelden omdat ze een excuus verzonnen anders dan de echte reden waarom ze niet zouden komen. De minder persoonlijke (ik hoef niet echt met een persoon te praten) e-mailoptie maakte het voor sommigen mogelijk om die onhandigheid te vermijden, maar liet me nog steeds weten dat ze inderdaad de uitnodiging hadden ontvangen, maar moest helaas weigeren.
Toen sms-berichten populair werden, begon ik mijn mobiele telefoonnummer toe te voegen aan feestuitnodigingen, samen met een notitie die dit opmaakte, die kon worden gebruikt om te bellen of sms'en.
Sinds het toevoegen van een tekstoptie is mijn RSVP-percentage drastisch toegenomen.
Het lijkt erop dat hoe meer opties u geeft om elektronisch te reageren, hoe meer kans u heeft om meer antwoorden te verzamelen, dus ga je gang en voeg een e-mail- en tekstoptie toe aan je uitnodigingen.
- Keer de "Regrets Only" om
De term "alleen spijt betuigen" op een uitnodiging betekent simpelweg dat je niet hoeft te RSVP als je van plan bent om te komen, maar bel alsjeblieft en laat de hostess weten of je het niet kunt halen. Helaas lijken de meeste mensen het tegenovergestelde te doen: antwoord als ze komen en negeer de uitnodiging als ze dat niet zijn.
In plaats van de term 'alleen spijt' te gebruiken, voegt u een opmerking toe die bijvoorbeeld 'RSVP' zegt als u van plan bent om deel te nemen. Alle niet-antwoorden zullen als een nee worden beschouwd. "Omdat dit is wat de meeste mensen toch doen, is het een efficiënte manier om duidelijk te maken dat iemand die niet belt, toch niet op de dag van het feest moet verschijnen.
Ja, dit zou als onbeschoft kunnen uitkomen (daar ga ik, weer vast op die oude regels van etiquette), maar eerlijk gezegd, het plannen van een feest voor een grote groep kinderen is al moeilijk genoeg zonder de aanhoudende vraag of 16 mensen die nooit antwoorden zullen op het laatste moment verschijnen en een tekort aan verjaardagstaart creëren. Toch, als je het gevoel hebt dat een dergelijke verklaring je tijdens de volgende PTA-vergadering zou kunnen bevriezen, geef het dan door aan iemand anders. Als uw evenement wordt gehouden op een feestlocatie voor kinderen, geeft u bijvoorbeeld in uw notitie aan dat de locatie een nauwkeurig aantal koppen op een bepaalde datum 'nodig' heeft en niet meer kan accommoderen dan wordt verantwoord. Thuis hebben? Beschuldig de cateraar - zelfs als je er geen gebruikt (tegen de tijd dat het feest gebeurt, kun je altijd zeggen dat je van gedachten bent veranderd en in plaats daarvan besloten hebt met pizza te gaan).
- Geef ze een reden om te antwoorden
Je kunt misschien niet iedereen verleiden om te reageren, maar je kunt een paar antwoorden opvrolijken door notities toe te voegen over waarom je een reactie nodig hebt (anders dan de voor de hand liggende head count). Ik wil bijvoorbeeld de gunsten van de verjaardagsfeestjes van mijn kinderen personaliseren. Dit is moeilijk gebleken aangezien mijn kinderen de schooljaren hebben doorlopen, en er zijn tijden geweest dat ik moest gaan met minder persoonlijke, meer generieke gunsten. Ik heb sindsdien aantekeningen toegevoegd die zeggen: "Reageer alsjeblieft met de juiste spelling van de naam van je kind voor gepersonaliseerde feestartikelen." Dit zou sommige van die mensen op het laatste moment ertoe aanzetten eerder een verbintenis aan te gaan en te voorkomen dat ze opdagen en hun kind weglaten. van het plezier.
Je zou dezelfde strategie kunnen gebruiken om aan te geven dat je een juiste reactie nodig hebt om ervoor te zorgen dat je genoeg cupcakes of prijzen hebt voor de partygames. Soms realiseren ouders zich niet echt dat de cijfers van belang zijn bij het plannen van een verjaardagsfeest, dus er is niets mis mee om ze er zachtjes op te wijzen.
Uiteindelijk is er echt geen manier om ervoor te zorgen dat elke gast tijdig (of helemaal) reageert, maar een paar van deze strategieën zouden meer van een antwoord moeten aanmoedigen dan een standaard 'RSVP tegen 10/12' waarschijnlijk is garner.